Юридически значимые сообщения — это заявления, уведомления, извещения, требования, претензии или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, ст. 165.1 ГК РФ. Как правило юридически значимое сообщение оформляется в виде документа, который отправляется контрагенту.
Документ отправляют почтой России ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Отправка документов указанным способом является надежным доказательством в суде.
Опись вложения — это специальный бланк, в котором перечисляются названия документов в конверте и фиксируется дата отправления. На бланке описи почтальон ставит свою подпись и почтовый штемпель (печать). Это означает, что он как независимое лицо подтвердил, что в конверт были вложены указанные в описи документы. А уведомление о вручении позволяет установить, что контрагент получил письмо.
Как правильно заполнить опись вложенного
Частая ошибка, которую допускают отправители юридически значимых сообщений — неполное указание наименования документов в почтовой описи.
Например, предприниматель отправляет контрагенту акт выполненных работ. В описи пишет так: акт выполненных работ 2 экз. Или так: Акт по договору - 2 экз., Счет-фактура № 1 и № 2.
В суде такая опись не будет принята как доказательство того, что в адрес контрагента направлялся акт выполненных работ. Из описи неясно по какому договору был направлен акт, от какого числа, за какие работы и на какую сумму.
Опись следует оформить так: Акт выполненных работ от 00.00.0000 г. по договору № Х от 00.00.0000 г.
В этом случае суд примет доказательство отправки акта выполненных работ, и контрагент не сможет утверждать, что это был какой-то другой акт.
Куда отправлять документы
Документы на бумажном носителе направляются по адресам, указанным в договоре. Если адреса не указаны, то юридическим лицам документы направляются по адресу государственной регистрации юридического лица. Узнать адрес можно на сайте налоговой, предварительно введя ИНН контрагента.
Если стороны договорились отправлять документы в электронном виде: по электронной почте или мессенджерам, это нужно указать в договоре.
Пример формулировки может быть таким:
«Договор может быть заключен в письменной форме через обмен Сторонами подписанными электронными скан-копиями Договора по электронной почте или через любые мессенджеры. Акт, дополнительные соглашения к Договору или сообщения, касающиеся исполнения обязательств по договору, также могут быть направлены через обмен Сторонами подписанными электронными скан-копиями документов и направляться по электронной почте или через любые мессенджеры. Скан-копии подписанных документов в электронной форме равнозначны документам с личными подписями и имеют юридическую силу оригиналов документов».
Если в договоре не указать про возможность сторон обмениваться сообщениями в электронном виде, это создаст проблемы. В суде нужно будет доказать, что аккаунт и номер телефона, с которого велась переписка, относится к аккаунту контрагента. Далее нужно доказать, что лицо, с которым велась переписка, является представителем контрагента и уполномочен давать какие-либо указания и принимать решения. Поэтому чтобы избежать лишних проблем, лучше заранее прописать в договоре положения, разрешающие электронную переписку.
Еще немного про правильное название документов
Если стороны договорились на обмен документами и сообщениями в электронном виде, это не освобождает стороны указывать правильное наименование документов, которые отправляются через мессенджеры или электронную почту. Чтобы показать как важно соблюдать это правило, приведем пример из нашего дела.
Дело возникло из-за неправильного названия документа. Клиент купил пиломатериалы, при осмотре выявил брак и некачественные доски. По условиям договора, акт осмотра и приемки пиломатериалов нужно было отправить в течение трех дней на электронную почту. Клиент составил акт приемки материалов, отсканировал его и отправил контрагенту. Однако файл назвал так: Сканирование 001.jpeg. Как вы уже догадались, его контрагент такой акт не принял и обратился в суд с иском о взыскании задолженности за весь товар. Чтобы доказать, что файл «Сканирование 001» – это акт приемки, пришлось заплатить 27 000 рублей нотариусу за составление нотариального протокола осмотра доказательств. Ознакомиться с делом можно тут.
Подведем итог
1. Письма, претензии, уведомления, договоры, соглашения и т.д. нужно направлять ценным письмом с описью вложения.
2. В описи нужно писать полное название документа, его дату.
Не правильно: Акт по договору - 2 экз.
Правильно: Акт выполненных работ от 00.00.0000 г. по договору № Х от 00.00.0000 г.
3. Юридически значимые документы и сообщения можно направлять в электронном виде, только если это предусмотрено в договоре. Если этого в договоре нет, то придется доказать, что переписка велась с уполномоченным лицом.
Подписывайтесь на наш канал в Телеграме. Помогайте себе и своим друзьям.
