В отличие от привычного УПД — универсального передаточного документа, такая товарная накладная используется только в бумажном виде и передается с водителем или экспедитором вместе с товаром.
В накладной указывают наименование товара, количество и стоимость. Также ставятся подписи передающей и принимающей стороны.
Такой вид накладной пользуется популярностью у компаний, которые продают строительные и отделочные материалы, когда товар нужно доставить прямо на строительный объект.
Юридически товарная накладная подтверждает факт передачи товара и его приемку покупателем.
Но именно такая накладная часто становится причиной судебных споров между покупателем и поставщиком. И главным инициатором таких споров является покупатель.
Тут есть несколько причин и предпосылок. Поделимся нашими наблюдениями из практики.
Во-первых, такая накладная фигурирует в ситуациях когда договор поставки между покупателем и поставщиком не заключался. Как это бывает. Покупатель звонит, пишет в мессенджер или направляет короткую заявку. Поставщик выставляет счет, собирает товар и отправляет его на объект. Отдельный договор поставки стороны не заключают, а прикладывают такую накладную. И по сути накладная является единственным документом подтверждающим факт поставки и приемки товара.
Во-вторых, приемку товара на объекте осуществляет не руководитель покупателя, не юрист и даже не всегда прораб, а первый попавшийся сотрудник. Водитель не проверяет полномочия приемщика, не сверяет записи в ЕГРЮЛ. Подпись печать поставили, формальные требования соблюдены и на этом все. При такой приемке, документооброт не соблюдается. Накладная теряется или попросту выбрасывается.
А спустя какое-то время бухгалтерия покупателя видит, что оплата прошла, а закрывающих документов нет. Так у поставщика появляется долг перед покупателем.
Дальше за дело берутся юристы. Состаляют претензию, требуют вернуть оплату.
В-третьих, когда дело попадает юристам, то возникает соблазн проверить поставщика на прочность. Поставщик может ответить на претензию и прислась копию накладной, якобы подтверждающую факт поставки. Но сможет ли он это доказать в суде.
А что если у поставщика нет оригинала накладной?
А что если поставщик не проверил полномочия подписанта со стороны покупателя?
А что если поставщик не отразил продажу в своих бухгалтерских и налоговых документах?
А что если он не сможет доказать цепочку происхождения товара?
Ведь в суде покупатель заявит, что он оплатил, но никакой товар не получил. Накладной не подписывал.
И тогда, поставщику нужно уже по полной включаться в судебный процесс. Либо быть готовым что с него будут взысканы деньги за поставку. Одной накладной тут не отвертеться.
Потому что суд будет проверять не только саму подпись на документе, но и всю хозяйственную операцию вокруг поставки.
Поставщику придется показать:
какой товар был согласован к поставке;
по какой цене;
в каком количестве;
куда товар должен был быть доставлен;
кто передал товар;
кто принял товар;
почему этот человек имел право принимать товар от имени покупателя;
откуда у поставщика появился товар;
у кого он был приобретен;
какими документами подтверждается покупка товара самим поставщиком;
как этот товар был оприходован;
как была отражена его продажа покупателю;
какие УПД, счета, платежные документы и налоговые документы оформлялись;
как поставка прошла по бухгалтерскому и налоговому учету;
чем подтверждается доставка и приемка товара.
То есть суд смотрит не на накладную в вакууме, а на всю цепочку:
приобретение товара → учет у поставщика → продажа покупателю → доставка → приемка.
Если цепочка поставки не подтверждается, суд может прийти к выводу, что факт передачи товара не доказан.
И получится неприятная ситуация: товар отгрузили, а деньги взыскать не получилось. Или уже полученные деньги пришлось вернуть.
Такое тоже бывает.
Разберем типовые ошибки поставщика при поставках по товарным накладным:
1. Не забирают у водителя оригинал подписанной накладной. Документ уехал на объект, где-то остался, потерялся или вернулся только в виде фотографии.
2. Не проверяют, кто именно подписал накладную. На объекте расписался прораб, кладовщик, снабженец или другой сотрудник, но документов о его полномочиях нет.
3. Не получают доверенность или письменное подтверждение от покупателя. В суде потом приходится объяснять, почему именно этот человек мог принять товар от имени компании.
4. Не фиксируют точный адрес доставки. Особенно если товар доставлялся не на юридический адрес покупателя, а на строительную площадку.
5. Не связывают накладную с договором, счетом или заявкой. В документах есть товар, но не всегда понятно, по какой именно сделке и на каких условиях он передавался.
6. Не сохраняют переписку о поставке. Заявка, согласование даты, адреса, количества товара и лица, которое будет принимать товар, часто остаются в мессенджерах и потом теряются.
7. Не могут подтвердить происхождение товара. В суде поставщик говорит, что товар был поставлен покупателю, но не может показать, где сам этот товар приобрел.
8. Не отражают поставку в бухгалтерском и налоговом учете либо отражают ее с расхождениями. Для суда это не всегда решающий аргумент, но серьезный повод усомниться в реальности операции.
Нужно понимать, что при рассмотрении спора, суд не оценивает только накладную, суд оценивает совокупность доказательств. Поставщику нужно быть готовым ответить на несколько вопросов:
1. Как был происходил заказ товара? И какой товар был согласован к поставке?
2. На основании какого договора, счета или заявки он поставлялся?
3. Когда и куда товар должен был быть доставлен?
4. Как осуществлялась доставка? Кто передал товар?
5. Кто принял товар? Почему этот человек имел право принимать товар от имени покупателя?
6. Есть ли оригинал подписанной накладной?
7. Есть ли УПД, счет, платежные документы, транспортные документы?
8. Отражена ли поставка в бухгалтерском и налоговом учете?
9. Откуда у поставщика появился этот товар и есть ли документы по приобретению товара самим поставщиком?
10. Были ли у покупателя претензии по количеству, качеству или факту поставки сразу после отгрузки?
Если ответы на эти вопросы подтверждаются документами, то шансы на победу в суде увеличиваются. Если же все держится только на одной накладной с неясной подписью, то вероятность проиграть суд очень высока.
Если покупатель начал оспаривать поставку, поставщику не нужно ждать и надеяться, что «оригинала накладной хватит».
Лучше сразу собрать полный комплект документов:
- договор поставки, если он был заключен;
- счет или спецификацию;
- заявку покупателя;
- оригинал товарной накладной;
- УПД;
- доверенность принимающего лица;
- письмо или переписку, где покупатель подтверждает, кто принимает товар;
- переписку о доставке, адресе, дате и количестве товара;
- транспортные документы;
- документы по приобретению товара самим поставщиком;
- складские документы;
- бухгалтерские и налоговые документы;
- платежные документы;
- претензии и ответы на претензии;
- доказательства направления документов покупателю.
Чем лучше собрана эта цепочка, тем сложнее покупателю утверждать, что поставки не было.
Поставщику стоит выстроить простое правило: отгрузка не заканчивается в момент, когда водитель уехал с объекта.
После доставки нужно закрыть документальный след.
Лучше в тот же день направить покупателю письмо:
Добрый день.
Товар по договору/счету № [указать] от [дата] доставлен и передан на объект по адресу: [указать].
Подписанная товарная накладная и УПД во вложении.
Просим подтвердить получение документов. При наличии замечаний по количеству, ассортименту или качеству товара просим сообщить об этом письменно.
Такое письмо не заменяет оригинал накладной и не решает все проблемы. Но оно помогает зафиксировать, что поставщик сразу после отгрузки подтвердил поставку и передал документы покупателю.
Если покупатель молчит и не заявляет возражений, это усиливает позицию поставщика.
Если в работе используются бумажные накладные, нужно заранее относиться к ним как к будущему судебному доказательству.
Минимальный набор действий:
1. Сохранять оригинал подписанной накладной. Не фото, не скан, не «водитель потом привезет», а именно оригинал.
2. Проверять полномочия лица, которое принимает товар. Лучше получить доверенность, письмо от покупателя или заранее согласованный список лиц, которые вправе принимать товар на объекте.
3. Фиксировать адрес доставки. Особенно если товар едет не на юридический адрес, а на строительную площадку.
4. Сохранять заявку покупателя. Если договора нет, заявка становится одним из ключевых документов, который показывает, какой товар, по какой цене и на каких условиях был согласован.
5. После отгрузки направлять покупателю скан подписанной накладной и УПД. Это помогает заранее снять вопрос: «мы ничего не получали».
6. Сохранять переписку, транспортные документы и подтверждение доставки.
7. Отражать поставку в бухгалтерском и налоговом учете. Если в суде продавец говорит, что поставка была, но в его же учете ее нет, позиция становится слабее.
8. Хранить документы по приобретению товара. В суде может понадобиться показать не только продажу покупателю, но и то, откуда этот товар появился у самого поставщика.
Бумажная товарная накладная сама по себе не плохой документ. И ее можно использовать в работе.
Но всегда стоить иметь в виду, что при судебном разбирательстве, одной накладной может быть не достаточно для доказывания факта поставки.
