Разбираемся, можно ли отправить претензию по системе электронного документооборота (ЭДО), электронной почте или в Whatsapp.
Это рубрика почтовые вопросы.
Вы присылаете вопросы на почту info.nov@mail.ru, если мы знаем, чем помочь, публикуем ответы тут.
Пишет Карим: С контрагентом налажен электронный документооборот. Бухгалтерия регулярно обменивается документами. Тут возникла неприятная ситуация, покупатель несколько раз допустил просрочку по платежам за товар, а потом и вовсе перестал платить. Собираемся обращаться в суд, но сначала нужно отправить досудебную претензию. Вопрос, можно ли отправить претензию через ЭДО или скинуть контрагенту на электронку?
Из вопроса неясно, предусмотрен ли договором электронный документооборот и указаны ли адреса электронной почты для обмена документами в электронном виде.
Поэтому да рассмотрим все возможные варианты.
Досудебная претензия относится к юридически значимым сообщениям. Как правильно их направлять мы рассказывали в нашей статье Выпуск 17. «Все, что нужно знать о юридически значимых сообщениях». По общим правилам отправлять такие сообщения нужно в бумажном виде и таким способом, чтобы суд без труда мог установить получателя документа. Обычно претензия направляется ценным письмом с описью вложения. Необходимо указать название компании и адрес, который берем из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ), а чтобы не ждать в очереди на почте, можно предварительно записаться на время.
В суде контрагент уже не сможет ответить, что не получал претензий, так как суд, проверяя почтовые документы, может легко установить содержание письма и адрес, по которому оно было направлено.
Что нужно предусмотреть?
Направить претензию в электронном виде — это более быстрый способ, чем по почте. Поэтому при заключении договора нужно соблюсти два условия:
1. Прописать в договоре контактные телефоны и электронную почту сторон.
2. Прописать в договоре пункт о равнозначности документов, направляемых в электронном виде. Пример формулировки может быть следующим:
«Договор может быть заключен в письменной форме через обмен Сторонами подписанными электронными скан-копиями Договора по электронной почте или через любые мессенджеры. Акт, дополнительные соглашения к Договору или сообщения, касающиеся исполнения обязательств по договору, также могут быть направлены через обмен Сторонами подписанными электронными скан-копиями документов и направляться по электронной почте или через любые мессенджеры. Скан-копии подписанных документов в электронной форме равнозначны документам с личными подписями и имеют юридическую силу оригиналов документов».
Если договор не отвечает вышеуказанным критериям, то направлять претензию в электронном виде нельзя. В суде контрагент скажет, что адреса почты и телефоны ему не принадлежат, претензию не получал. В таком случае суд вернет иск или оставит без рассмотрения.
Когда соглашения об ЭДО между контрагентами нет
Часто ЭДО использует бухгалтерия для обмена актами и счетами. Иными словами его использование не прописано в договоре, но фактически стороны обмениваются документами в электронном виде.
Вопрос. Можно ли в таком случае отправить претензию по электронному документообороту?
Ответ. Да, можно.
Объясняем. Статья 6 ФЗ «Об электронной подписи» закрепляет, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Верховный суд в своем постановлении указал, что адресат юридически значимого сообщения, своевременно получивший и установивший его содержание, не вправе ссылаться на то, что сообщение было направлено по неверному адресу или в ненадлежащей форме (статья 10 ГК РФ).
Так как стороны обменивались бухгалтерскими документами по ЭДО, это означает, что такой порядок обмена документами их устраивает и они его принимают — то есть были совершены конклюдентные действия: принятие приглашения на обмен документами в ЭДО, а также приемка-отправка документов с контрагентом. Следовательно отсутствие соглашения об ЭДО не исключало возможности для обмена документами между сторонами.
При рассмотрении дела в суде подтвердить факт направления претензии в системе ЭДО можно скриншотом распечатки с сайта системы электронного документооборота. На скриншоте должно быть видна информация о направлении претензии контрагенту и ранее установленный факт обмена документами по ЭДО. Если в суде контрагент будет говорить, что не получал документы по ЭДО, то суд попросит его представить соответствующие доказательства, подтверждающие факт их неполучения. При этом, отказ в приеме документа или его не прочтение в системе ЭДО не означает, что контрагент документ не получил.
А что насчет мессенджеров?
Выше мы упоминали про конклюдентные действия. Если стороны через мессенджер обменивались документами, отправляли сканы договоров, счетов, платежных поручений и так далее, то досудебную претензию можно направить через мессенджер, так как стороны согласовали такой порядок общения и его исполняли. Подробнее об этом мы писали в нашей статье Выпуск 5. «Заключение договора через WhatsApp. Считается ли такой договор действительным и обязаны ли стороны его исполнять?».
Но есть две причины, по которой мы не советуем направлять претензии в мессенджер:
1. Очистка истории переписки. Контрагент может удалить переписку. В этом случае придется делать нотариальный протокол осмотра доказательств — фиксировать скриншоты переписки и их удостоверять. Фиксация переписки в мессенджере стоит от 30 000 рублей. Иначе суд может не принять обычные скриншоты. Также часть документов будут недоступны.
2. Удалённый аккаунт. Контрагент может сменить номер телефона или удалить аккаунт. Доказать, что переписка велась с контрагентом будет невозможно, так как номер телефона не будет указан. В суде контрагент скажет, что впервые видит переписку, а указанные номера ему не принадлежат. Чтобы доказать обратное, нужно будет делать судебные запросы в телефонные компании, а это долго и хлопотно. Как правило, если договором не предусмотрено направление претензий в мессенджер, то суд сочтет, что досудебный порядок нарушен и может оставить иск без рассмотрения или вернуть его.
Резюмируем
1. Направлять претензии на электронную почту, в Whatsapp и по ЭДО можно, если об этом указано в договоре.
2. Если нет соглашения об использовании ЭДО, но стороны обмениваются документами, например, бухгалтерскими, то направить претензию по ЭДО можно.
3. Направлять претензии в мессенджер можно, но есть 2 причины, почему этого не рекомендуют делать: чистка истории сообщений и удалённый аккаунт.
Подписывайтесь на наш канал в Телеграме. Помогайте себе и своим друзьям.
